Argief- en rekordbestuurkursus in Suid-Afrika

Wanneer jy data in ‘n argief plaas, versamel jy dit in veilige berging sodat dit geredelik beskikbaar kan wees wanneer dit in die toekoms nodig is. In die werkplek is dit belangrik dat lêers en data wat op ‘n georganiseerde en veilige wyse bestuur word vir die meeste hiervan sensitiewe inligting bevat wat die maatskappy skade kan kos wanneer dit nie behoorlik hanteer word nie.

Hierdie Argief- en Rekordbestuur in Suid-Afrika werkswinkel is ideaal vir enigiemand wat graag ‘n sterk begrip wil kry en hul Argief- en rekordbestuur wil verbeter.

Die ideale groepgrootte vir hierdie Argief- en Rekordbestuurkursus in Suid-Afrika is:

Die duur van hierdie Argief- en Rekordbestuur in Suid-Afrika werkswinkel is 2 volle dae. Knowles Training Institute sal ook in staat wees om hierdie werkswinkel volgens verskillende tydsduur te kontekstualiseer; 3 volle dae, 1 dag, halwe dag, 90 minute en 60 minute.

Hieronder is die lys van kursusdoelwitte van ons Argief- en Rekordbestuur in Suid-Afrika-kursus

• Verstaan ​​rekords
• Definieer rekordbestuur
• Verduidelik wat ‘n rekord is en nie
• Beskryf die tegnieke vir die ontleding van rekords
• Noem die roetine-proses
• Herken die verskillende klassifikasies van rekords
• Pas ‘n papiergebaseerde stelsel toe vir rekordbestuur
• Demonstreer die klassifikasie van elektroniese rekords
• Illustreer die gebruik van ‘n hibriede stelsel vir rekordbestuur
• Verduidelik die taksonomie van waardes
• Herken makro-evaluerings
• Beskryf hoe om rekords effektief te hou

Hieronder is die lys kursusinhoud van ons Argief- en Rekordbestuur-opleidingskursus in Suid-Afrika

• Wat is rekordbestuur?
  • Rekordbestuurstelsels sal eenvormigheid en begrip lewer. Ongeag hoe die rekordbestuurstelsel georganiseer is, sal die bestuur die manier beïnvloed waarop data ingesamel, gestoor en toegang verkry word.
• Definieer rekords
  • Alle rekords is dokumente, maar nie alle dokumente is rekords nie. ‘n Dokument kan ‘n kontrak, e-pos, besigheidsonderhandeling, ens wees. As dit verband hou met die wetlike verpligtinge, bewyse of besigheidstransaksies, word die dokument deel van die regsrekord.
• Argiewe vs. Rekords
  • Rekords kan afdeling van argiewe word. Argiewe is rekords wat nie meer heersend is nie, maar wat bo die gemiddelde rekords bewaar word. Rekords word vir verskillende tydperke gestoor, afhangende van wat dit is.
• Lewens siklus
  • Daar is verskillende interpretasies vir dokumentlewensiklusse, wat selfs meer ingewikkeld geword het met die bekendstelling van elektroniese rekords. In hierdie teks is daar ‘n mengsel van die klassieke siklus en lewensgeskiedenis.
• Wat is ‘n rekord en is nie?
  • In die laaste module het ons rekords kortliks gedefinieer, maar dit is noodsaaklik om te bepaal wat rekords is en wat dit nie is nie om ‘n rekordbestuurstelsel te ontwikkel. Rekords kan in enige formaat kom, insluitend fisiese dokumente en e-posse.
• Teken programme op
  • Rekordprogramme of rekordbestuursprogramme sal tussen organisasies verskil. Die program is ‘n gevestigde plan oor hoe rekords bygehou moet word en wie verantwoordelik is vir die instandhouding daarvan. Die program implementeer tipies die standaarde vir rekordhouding en die ontwikkeling en uitvoering van stelsels.
• Bestuur van Stelsels
  • Stelselbestuur is die deel van die rekordprogram wat die prosedures, gereedskap en ander bates identifiseer en beheer wat noodsaaklik is vir die program om suksesvol te wees. Dit sluit in nodige items vir die stelsels van fisiese berging soos papier, drukkers, lêers, bokse, ens. Elektroniese rekords benodig rekenaars, sagteware, buite berging.
• Ontwikkeling van Standaarde
  • Verskeie nasionale en internasionale organisasies ontwikkel standaarde vir die bestuur van rekords en argiewe, soos ARMA International. Hierdie standaarde dek aspekte van beide fisiese en tegnologiese rekordhouding. Hierdie standaarde is onderhewig aan verandering, daarom is dit ‘n goeie idee om relevante organisasies gereeld te raadpleeg.
• Tegnieke vir die ontleding van rekords
  • Wanneer rekordbestuur ontleed word, is daar verskeie verskillende tegnieke beskikbaar. Hierdie tegnieke werk gesamentlik vir die beste resultate en sluit funksionele analise, strukturele analise en opnames in.
• Insameling van inligting
  • Wanneer inligting gekonsolideer word oor hoe rekords tans bestuur word, is dit noodsaaklik om ‘n wye net te skep wat interne en eksterne data insluit. Ons het reeds van die bronne van eksterne inligting aangespreek.
• Organisatoriese behoeftes
  • Wanneer die vereistes van enige organisasie of program geassesseer word, is ‘n eenvoudige SWOT-analise effektief. Die SWOT-analise kan op verskillende vlakke gedoen word om te help bepaal watter stappe geneem moet word.
• Wetlike eise
  • Die toepaslike wette en regulasies moet in ag geneem word by die ontwikkeling en gebruik van rekordbestuur. Die ligging en omvang van ‘n organisasie sal vasstel wat nodig is om aan wetlike eise te voldoen. Internasionale organisasies sal meer eise stel as die meeste plaaslike maatskappye.
• Roetine Proses
  • Elke maatskappy het roetine-aktiwiteite wat prosesse word. Roetineprosesse is alledaagse aksies wat herhalende stappe of subprosesse het. Voorbeelde van roetineprosedures sluit in die skep van ‘n kliënt- of pasiëntlêers of die verkoopsproses.
• Kreatiewe proses
  • Daar is boeke gewy aan kreatiewe aksies en prosesse in rekordbestuur. Die meeste van hierdie boeke is spesifiek vir kreatiewe velde geskryf. In baie organisasies word kreatiewe prosesse egter verontagsaam.
• Stelsel Analise
  • Twee tipes stelselontleding, funksionele en prosesanalise, word oor die algemeen in rekordontleding gebruik. Die funksionele analise breek ‘n organisasie se aktiwiteite en prosesse van bo na onder af, verdeel dit in funksies en subfunksies, met behulp van die inligting wat ingesamel is. Die ontleding word tipies meer as een keer uitgevoer om te verseker dat elke funksie akkuraat in ‘n grafiek voorgestel word.
• Rekords Opname
  • Rekordopnames ondersoek rekords om die verhoudings tussen hulle en die aktiwiteite en prosesse van die organisasies te ontdek. Effektiewe ondersoeke beperk hulle tot spesifieke funksies of eenhede. Hulle ondersoek ook die beheerstelsels sowel as die toestand en berging van die rekords en diegene wat daarvoor verantwoordelik is.
• Funksionaliteit
  • Die assessering van funksionaliteit moet begin deur die primêre funksies van die organisasie te identifiseer. ‘n Funksionele analise sal help met hierdie eerste stap na klassifikasie. Sommige funksies is universeel vir alle besighede, soos finansies, kan gelei word deur die gevestigde voorbeelde. Ander funksies kan gespesialiseer word volgens die aktiwiteite van die organisasie.
• Prioritiseer
  • Sodra die funksies geïdentifiseer is, moet dit geprioritiseer word volgens die huidige stelsels, die hulpbronne wat toeganklik is en die ondersteuning wat beskikbaar is. Begin met die topprioriteit en skets die dele van die funksie of subfunksie saam met hul verhoudings tot mekaar. Dit moet afbreek na die prosesvlak, waar die aksies plaasvind.
• Assesseer en hersien
  • Sodra die funksies ontdek en geprioritiseer is, is ‘n assessering en hersiening nodig. Soos jy die funksies assesseer, skep ‘n model om die skepping van lêers en in hul reeks te lei. ‘n Groot aantal rekords vereis meer betekenisvolle detail in die model.
• Ontwikkel ‘n instrument
  • Die model sal as ‘n doeltreffende hulpmiddel werk, maar die skep van ‘n diagram met die identifiseerder sal dien om rekords akkuraat in lêers en sublêers te genereer en te verdeel. Hierdie diagramme kan ontwikkel word deur gebruik te maak van rekordbestuursagteware, of dit kan met die hand geskep word.
• Reël en Groepering
  • Wanneer papierrekords georganiseer word, kan die groeperings afgeneem word na die subvlakke, of die subvlakke kan saam gerangskik word op grond van gemak van bestuur en herwinning. Konvensionele rangskikkings sluit onderwerp, chronologies, numeries in. Wanneer rekords volgens onderwerp gerangskik word, word alfabetiese groeperings tipies gebruik.
• Bou lêers
  • Wanneer individuele lêers geskep word, moet die behoeftes van die gebruiker in ag geneem word. Die spesifieke lêervereistes moet die grootte van die lêers in ag neem en watter items bymekaar moet bly.
• Elementêr & Intermediêr
  • Die intermediêre vlakke van data kan in die lêergids voorgestel word deur onderafdelings in die lêergids te skep. Lêers is beperk weens spasie, so items wat geklassifiseer is, het dalk nie hul eie fisiese onderafdelings nie.
• Metadata
  • Metadata word gewoonlik met elektroniese rekords geassosieer, maar is steeds relevant vir papierrekords. Die funksie daarvan is om die konteks van verskillende rekords, soos kwitansies, te verduidelik. ‘n Indeks van lêers sal ‘n voorbeeld van metadata wees, net soos ‘n klassifikasieskema.
• Klassifikasie
  • Elektroniese rekords moet net soos papierrekords georganiseer word. Dit is moontlik om funksionele klassifikasiemetodes met elektroniese rekords te gebruik, maar daar is ander maniere van klassifikasie.
• Dopgehou en Gidse
  • Anders as papierrekords, maak elektroniese rekords voorsiening vir die skep van baie groter lêers en dopgehou. Dopgehou word binne vouers geplaas sodat dit moontlik is dat daar ‘n enkele vouer vir ‘n enkele dokument in ‘n klein subkategorie is. Hierdie aksie kan ‘n ten volle funksionele rekord produseer.
• Groeperings
  • Die groepering van elektroniese rekords hoef nie vakklassifikasie te volg nie. Verskillende outomatiese stelsels sal help om die beste metode vir groepering en herwinning van verskillende rekords in die klassifikasiestelsel vas te stel. Dit is moontlik om nuwe rekords te skep deur soekopsies te gebruik wat al die relevante inligting op een slag vind. Byvoorbeeld, jy kan ‘n kliënt se rekords afbreek na presiese tydperke.
• Roetine prosesse
  • • Roetineprosesse is gebaseer op herhalende aktiwiteite en bestaan ​​in beide papier- en elektroniese formaat. Byvoorbeeld, ‘n aansoekproses kan ‘n papieraansoek en saam met elektroniese kommunikasie insluit. In ‘n papiergebaseerde stelsel sal die e-pos gedruk en saam met die toepassing gestoor word.
• Kreatiewe prosesse
  • Kreatiewe stappe lei tot kreatiewe prosesse. Kreatiewe prosesse is gewild in artistieke velde, maar dit kan ook spesiale projekte wees soos argitektuurontwerp of die ontwikkeling van nuwe programme of sagteware, en hulle sal hul eie unieke stel aksies hê.
• Ontwerp
  • Wanneer elektroniese rekords die standaard van ‘n kantoor is, is dit nie nodig om papierlêerkaste te hou nie. Alhoewel ongewoon, sal ‘n papiergebaseerde stelsel lêerkaste vereis, maar daar is geen rede om enige rekordbestuursagtewarestelsels op die rekenaars te hou nie. In hibriede stelsels sal jy die hulpbronne vir beide nodig hê.
• Beperkings
  • Hibriede rekordstelsels kan problematies wees. Daar is die risiko dat veelvuldige kopieë van dokumente gestoor word, selfs wanneer duidelike riglyne in plek is. Oortollige papierwerk kan verwarring veroorsaak, veral wanneer die rekords skoongemaak of geargiveer word.
• Taksonomie van Waardes
  • Die konvensionele metode van beoordeling is die taksonomie van waardes. Die model, wat na die Tweede Wêreldoorlog deur Schellenberg ontwikkel is, identifiseer primêre en sekondêre waardes. Daar is onderafdelings van sekondêre waardes.
• Makro Evaluering
  • Makro-evaluerings is nuwer en in Kanada geskep vir regeringsgebruik. Die evaluering plaas waarde op die funksie, struktuur en inhoud van die dokumente en werk goed saam met ‘n funksionele analise. Hierdie top-down benadering vereis ‘n begrip van die maatskappy.
• Strategie en kriteria
  • Die strategie vir die assessering van rekords vir wegdoening moet die behoeftes van die interne en eksterne gebruiker met betrekking tot die besigheid, aanspreeklikheid en kultuur van die maatskappy erken. Die rekords dien as bewyse, verskaf relevante inligting, of dien as historiese artefakte.
• Dokumenteer en hersien besluite
  • Sodra jy strategie en kriteria vasgestel het, is dit nodig om ‘n retensieskedule te skep. Die skedule word deur die verskillende klasse rekords gedeel sodat dit universeel deur die organisasie kan wees. Die program kan basies of in-diepte wees.
• Papier
  • Papierrekords kan in gesentraliseerde of gedesentraliseerde plekke geliasseer word. In baie organisasies is sentralisering van papierrekords nie logies of funksioneel nie.
• Elektronies
  • Elektroniese rekords het baie soortgelyke probleme, en besluite soos papierrekords doen. Selfs met gesentraliseerde berging is daar ander plekke waar mense dokumente kan stoor: rekenaarhardeskywe, flitsaandrywers, bergingsbedieners. Ongemagtigde berging moet nie aangemoedig word nie.
• Skep argiewe
  • Rekords wat vir ‘n onbepaalde tydperk gestoor word, sal na argiewe oorgedra moet word. Riglyne vir argiewe is beskikbaar, soos in die Nasionale Argief. Daar is verskeie metodes om rekords te argiveer, wat insluit: interne argiewe, rekordbestuurseenhede en eksterne argiefdienste.
• Omskakeling
  • Die omskakeling van lêers na digitale beelde het die voordeel dat dit spasie bespaar. Omskakeling maak ook die data makliker om toegang te verkry, en beperk skade wat algemeen in papierlêers voorkom. Die probleem met omskakeling is dat dit amptelik ‘n afskrif van die oorspronklike is. Wettiglik kan dit probleme veroorsaak, maar dokumentasie sal sommige van die probleme verlig.

Elke deelnemer sal die volgende materiaal ontvang vir die Argief- en Rekordbestuurkursus in Suid-Afrika

Argief- en rekordbestuurkursus in Suid-Afrika Leerdergids

Argief- en rekordbestuur in Suid-Afrika Kursusuitdeelstukke

Argief- en rekordbestuurkursus in Suid-Afrika PPT-skyfies wat tydens kursus gebruik word

Elke kursusdeelnemer sal ‘n sertifisering van opleiding ontvang

Daar is 4 prysopsies beskikbaar vir hierdie Argief- en Rekordbestuur-opleidingskursus in Suid-Afrika. Kursusdeelnemers wat nie in Suid-Afrika is nie, kan kies om in te teken vir ons aanlyn Argief- en Rekordbestuur-opleidingskursus in Suid-Afrika.